Bibliothèques de la Ville de Lausanne; protection données;

Politique de confidentialité

La Ville de Lausanne, par l’intermédiaire du Service des Bibliothèques et Archives, met à disposition du public une offre documentaire et culturelle accessible à toutes et à tous. Dans le cadre de cette mission, des données personnelles sont collectées et traitées afin de permettre la gestion des abonnements, l’emprunt de documents, l’accès aux prestations sur place et hors-les-murs, ainsi que la communication avec les usager·ère·s. 

La présente politique de confidentialité décrit de manière transparente les données traitées, les finalités poursuivies, les droits des personnes concernées ainsi que les engagements de la Ville en matière de protection des données. Elle est conforme à la Loi cantonale vaudoise sur la protection des données personnelles (LPrD – BLV 172.65).

Le Service des Bibliothèques et Archives attache une importance particulière à la protection de la sphère privée et s’engage à n’utiliser les données que de manière proportionnée, transparente et conforme au droit.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

Ville de Lausanne – Service des Bibliothèques et Archives

Adresse : Pl. Chauderon 11, 1003 Lausanne

Tél. : +41 21 315 6915

E-mail :  bibliotheques@lausanne.ch

2. Base légale du traitement

Les données personnelles sont traitées conformément :

• à la Loi sur la protection des données personnelles (LPrD – BLV 172.65) du Canton de Vaud,
• aux Conditions d’utilisation des Bibliothèques de la Ville de Lausanne,   

Le traitement repose sur :

• l’accomplissement d’une tâche publique décrite à l’Article 1 des Conditions d’utilisation des Bibliothèques de la Ville de Lausanne
• et, lorsque nécessaire, votre consentement (ex. notifications personnalisées, préférences thématiques).

3. Finalités du traitement

Les données sont collectées afin de :

• Gérer les inscriptions, abonnements et renouvellements (création et gestion du compte usager, vérification de l’identité et de l’âge).
• Gérer les prêts, retours, réservations et retards, ainsi que les éventuels frais impayés.
• Communiquer avec l’abonné·e, notamment :
  • rappels de prêts
  • inscriptions aux activités
  • messages d’ordre administratif  

• Gérer l’accès aux services sur place 
• Assurer la sécurité du système et des services numériques (journalisation technique, gestion des authentifications).
• Élaborer des statistiques anonymisées permettant d’améliorer les services.
• Répondre aux obligations légales (comptabilité, gestion des impayés, poursuites si nécessaires).

4. Données collectées

4.1 Données d’identification  

Nécessaires pour créer le compte d’abonné :

• nom, prénom
• date de naissance
• adresse postale complète
• adresse e-mail (pour préinscription)
• présentation d’une pièce d’identité (non copiée)
• identité du représentant légal pour les mineurs

4.2 Données de contact

Utilisées pour les rappels, notifications et communications :

• e-mail
• adresse postale complète
• numéro de téléphone

4.3 Données liées à l’abonnement

• numéro de carte d’abonné
• adresse e-mail (à utiliser pour la connexion au compte en ligne, comme alternative au numéro de carte d’abonné)
• type d’abonnement (Jeune, Adulte, Professionnel, etc.)

4.4 Données générées lors de l’utilisation des services

• historique des transactions : prêts, retours, prolongations, réservations et retards
• frais ou amendes éventuels
• données techniques liées à l’usage des postes informatiques et ressources numériques

4.5 Données optionnelles

Collectées uniquement si l’usager active des services complémentaires :

• préférences thématiques ou alertes personnalisées
• historique de prêt accessible sur compte en ligne

Ces données sont entièrement facultatives.

5. Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles uniquement par:

• le personnel du Service des Bibliothèques
• les services administratifs de la Ville impliqués dans la gestion des comptes ou des facturations
• les éventuels prestataires techniques mandatés

Les sous-traitants sont soumis à des obligations contractuelles strictes et ne peuvent pas utiliser les données à d’autres fins.

Aucune donnée n’est transmise ou vendue à des tiers.

6. Durée de conservation

Les données sont conservées uniquement pour la durée nécessaire aux finalités.

• Données d’abonnement : supprimées après 7 ans d’inactivité.
• Données liées aux amendes : selon les obligations comptables (10 ans).
• Historique des transactions visible par destinataires et sous-traitants (4.4): conservé uniquement tant que nécessaire pour la gestion du prêt : 600 jours
• Historique de prêt accessible sur compte en ligne (4.5) : conservé tant que souhaité par l’abonné.

7. Vos droits

Conformément à la LPrD, vous disposez des droits suivants :

• droit d’accès
• droit de rectification
• droit à l’effacement lorsque les conditions sont réunies
• droit à l’information
• droit d’opposition (lorsque applicable)

Pour exercer vos droits :bibliotheques@lausanne.ch.  

8. Mise à jour

Cette politique peut être modifiée pour refléter l’évolution des services ou de la législation.

La version en vigueur est toujours disponible sur le site des Bibliothèques.